Tiện lợi, dễ sử dụng

Để hoàn thiện hồ sơ cá nhân, ngày 19/9, chị Nguyễn Thị Thu Hương (sinh năm 1972), giáo viên Trường Trung học cơ sở Ngô Sĩ Liên đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ. Với câu lệnh ngắn gọn: “Quyết định kết thúc tập sự của chị Nguyễn Thị Thu Hương”, nhân viên của Trung tâm nhanh chóng tìm được quyết định của Hiệu trưởng Trường Trung học cơ sở Hương Gián về việc kết thúc tập sự đối với chị Hương từ năm 1993.

Cán bộ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 khai thác tài liệu trên kho lưu trữ điện tử.

Mới đây, từ dữ liệu trên kho lưu trữ, chị Phạm Thị Ngọc Hà, giáo viên Trường Trung học cơ sở Ngọc Sơn (xã Hoàng Vân) cũng nhanh chóng tìm được danh sách học sinh tốt nghiệp trung học cơ sở tại trường giai đoạn 1969 - 1985. “Để xây dựng kỷ yếu nhà trường, tôi đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 với mong muốn sẽ tìm được một số thông tin liên quan đến học sinh của trường. Thật bất ngờ, trên kho lưu trữ số có đầy đủ thông tin về số học sinh tốt nghiệp tại trường theo từng năm học”, chị Phạm Thị Ngọc Hà chia sẻ.

Thực hiện Đề án số hóa tài liệu kho lưu trữ, giai đoạn 2022-2024, Sở Nội vụ phối hợp cùng đơn vị tư vấn triển khai, hoàn thành nghiệm thu, đưa vào sử dụng các chức năng của phần mềm Quản lý Kho lưu trữ điện tử, đồng thời thực hiện số hóa gần 31,3 nghìn hồ sơ với tổng số hơn 3,3 triệu tờ quy đổi trang A4. Các dữ liệu được số hóa tập trung vào chỉ đạo, điều hành tỉnh, các ngành trong giai đoạn từ 1948 - 2014. Toàn bộ tài liệu lưu trữ đã số hóa trong kho được đẩy lên phần mềm tích hợp, thiết lập Kho Lưu trữ tri thức nhằm quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ, liên kết các thông tin, dữ liệu thông qua các công cụ tích hợp, phân tích, xử lý và khai thác dữ liệu. Hiện trung bình mỗi năm, Trung tâm đón hơn 1 triệu lượt độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu với khoảng 1,5 nghìn lượt hồ sơ.

Ông Đặng Quang Sơn, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 cho biết: “Các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu chỉ cần đưa thông tin chính xác tên, nội dung và thời gian ban hành các văn bản, tài liệu, chúng tôi chỉ cần khoảng 1-3 phút để tìm ra kết quả, có giá trị pháp lý và chứng cứ xác thực. So với hình thức lưu trữ truyền thống, lưu trữ số rút ngắn thời gian tìm kiếm cho mỗi yêu cầu khoảng 20 - 30 lần, góp phần phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”.

Tiếp tục hoàn thiện, làm giàu kho lưu trữ

Thực tế, việc triển khai xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 giúp chuyển đổi phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại - lưu trữ điện tử. Từ đó xây dựng được hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm Quản lý kho lưu trữ điện tử phục vụ quản lý, điều hành tác nghiệp và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác; nâng cao trình độ viên chức trong việc quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử. Mặc dù vậy, do quy định, quy trình đề nghị để được phê duyệt mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến tiến độ số hóa, một số bản scan chất lượng chưa cao, phải điều chỉnh, khắc phục. Tài liệu đưa ra thực hiện số hóa có nhiều tài liệu cũ, tình trạng vật lý kém chất lượng đang bị xuống cấp; nhiều văn bản không có trích yếu nội dung, thể thức văn bản không thống nhất… nên phát sinh thời gian xử lý về nghiệp vụ.

Cùng đó, do máy chủ đặt tại Sở Khoa học và Công nghệ nên khi đường truyền mạng trục trặc, việc khai thác dữ liệu bị gián đoạn. “Số lượng tài liệu được số hóa hiện nay mới đạt 75% tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử (thời điểm năm 2020), trong khi hàng năm, Trung tâm tiếp nhận khối lượng tài liệu lớn từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Do đó, nhiều tài liệu trong kho chưa được số hóa, vẫn phải khai thác trực tiếp; điều này ảnh hưởng lớn tới độ bền của tài liệu và làm chậm quá trình khai thác, phục vụ độc giả”, chị Nguyễn Thị Ngọc, cán bộ phụ trách công tác tiếp công dân, tiếp nhận yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 cho biết.

Với mục tiêu chuyển đổi phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại - lưu trữ điện tử, ngày 23/9/2024, UBND tỉnh Bắc Giang (cũ) phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2025 - 2029”. Theo đó, trong giai đoạn này, UBND tỉnh bố trí khoảng 23 tỷ đồng để số hóa hơn 3,8 triệu trang A4 cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ UBND tỉnh và các sở, ngành. Với trách nhiệm được giao, từ cuối năm 2024, Sở Nội vụ chủ động phối hợp thực hiện các nội dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành. Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 sớm lựa chọn đối tác thực hiện các công việc theo đúng nội dung được phê duyệt, bảo đảm đúng quy định.

Đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Bắc Ninh số 1 đã số hóa hơn 330 nghìn trang tài liệu do UBND tỉnh và các sở: Giáo dục và Đào tạo, Khoa học và Công nghệ ban hành. “Để hoàn thành số hóa hơn 25 nghìn hồ sơ với khoảng 3,8 trang A4 trong giai đoạn tới, chúng tôi lựa chọn cán bộ có kinh nghiệm tham gia các tổ số hóa, bảo đảm đầy đủ, chính xác dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ. Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn công dân tra cứu thông tin liên quan, bảo đảm hiệu quả, tính bảo mật cao” - ông Đặng Quang Sơn cho biết.

Bắc Ninh: Nhiều hoạt động hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số Quốc gia năm 2025

BẮC NINH - Hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số tỉnh Bắc Ninh năm 2025, nhiều địa phương, đơn vị trong tỉnh sôi nổi tổ chức các hoạt động nhằm thu hút sự tham gia của cộng đồng vào việc triển khai kế hoạch Chuyển đổi số của tỉnh.

Bắc Ninh tổ chức sự kiện mua sắm trực tuyến và thanh toán không dùng tiền mặt

BẮC NINH - Sáng 10/10, tại Trung tâm thương mại Vincom Plaza, phường Kinh Bắc, Sở Công Thương Bắc Ninh phối hợp cùng các sở, ngành, doanh nghiệp, đơn vị liên quan tổ chức sự kiện “Mua sắm trực tuyến và thanh toán không dùng tiền mặt hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số Quốc gia 10/10”.

Bắc Ninh: Chuyển đổi số toàn diện, tạo đà phát triển kinh tế số

BẮC NINH - Sau sáp nhập địa giới hành chính, tỉnh Bắc Ninh mang tầm vóc mới với diện tích lớn hơn, dân số đông hơn và đi cùng đó là những tiềm năng cho sự phát triển mạnh mẽ. Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số chính là con đường để tỉnh giải quyết những thách thức, tạo dựng một mô hình phát triển toàn diện, văn minh, hiện đại và hiện thực hóa khát vọng trở thành thành phố trực thuộc Trung ương trong thời gian tới.